NOVEDADES – REGISTRO E/S

Histórico de novedades del Registro de Entrada / Salida.

Registros: Edición Restringida

Se trata de un cambio para adaptar la herramienta a la normativa legal. En esta nueva versión la posibilidad de edición de los registros ahora depende del estado del mismo. Además, controlamos que no se puedan alterar registros ya archivados o en estados que la norma indica que no se debe modificar la información.
 
A continuación se detalla el funcionamiento para cada caso:

Registro de Entrada:
Se permite la edición de información del registro dependiendo de su estado:
  • Se permite la edición de los datos del registro en estado Incompleto, Distribuido o Pendiente.
  • No se permite la edición de los datos del registro para los estados Archivado, Incluido en Expediente y Anulado.

Registro de Salida:

El comportamiento de los estados varía, en función de si se crea manual o automáticamente:

  • Cuando se da de alta un Registro de Salida de forma manual su estado será, automáticamente, Incompleto, ya que se entiende que debe llevar un documento adjunto, como mínimo. De modo que se debe marcar como completo el registro, una vez finalizada la cumplimentación del mismo.
  • Cuando se da de alta un Registro de Salida de forma automática (mediante las tareas propias de notificación en GE) su estado es automáticamente Archivado.
Cambios en las pantallas:
  • Para agilizar la tramitación de los registros de salida, añadimos el botón «Marcar como completo» también a la pestaña «Documentos Adjuntos».

 

Común:

Cambios en las pantallas:
  • En la pestaña «Documentos Adjuntos» ya sea de un registro de entrada o de salida, se elimina el botón Guardar y el campo texto que permitía introducir el numero de páginas de los documentos adjuntos.

Nueva consulta por una o varias oficinas

Se ha mejorado el filtro de la consulta para los registros de entrada y salida para que podamos filtrar por oficina de una manera mas sencilla. Ahora se nos muestra una lista con las oficinas que tenemos dadas de alta y podemos elegir la oficina para la que queremos consultar los registros.

ENI: Documento Electrónico

ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad) es un conjunto de directrices y recomendaciones que las AAPP deben tener en cuenta para garantizar la interoperabilidad y cooperación entre las distintas administraciones, de modo que se asegure al ciudadano su derecho a tener acceso a servicios públicos digitales e interconectados.

En esta parte se ha abordado todo lo referente al Documento Electrónico. En esencia, lo que se ha implementado es la posibilidad de obtener un paquete de información en formato xml con el binario del documento (dentro del xml también), un xml que describe el documento (metadatos) y las firmas, para cada uno de los documentos gestionados a través de Gexflow.

Ahora desde Gexflow podremos consultar los metadatos de un documento, tanto desde un registro como desde un expediente, así como desde el menú propio para la consulta de documentos.

Desde la opción: [Metadatos ENI] podremos consultar los metadatos referentes al documento y además se nos permite descargar la firma o firmas que tenga dicho documento en formato xml.

Requisitos previos

  • Código DIR3 de la entidad, ya que es necesario para poder trabajar con documentos bajo la normativa vigente.

Principales cambios

  • El tipo de validez de los documentos, bajo el formato ENI, desaparece y pasa a ser estado de elaboración, que se calcula automáticamente y se refleja en los metadatos.
  • Sólo se pueden incluir ficheros en Gexflow que sean de los tipos contemplados en la tabla de formatos ENI.
  • Nuevo campo para reflejar el origen del documento.
  • Nuevo campo Tipo documento ENI, para el cual se establece la correspondencia con los tipos de documentos anteriores, en la tabla de tipos de documentos de expediente.

A continuación, una imagen de cómo queda la pantalla de inclusión de documentos:

Y a continuación, una imagen de la tabla de los tipos de documentos.

En el siguiente enlace se puede consultar toda la información relativa a la normativa ENI en detalle:

https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#DOCUMENTOELECTRONICO

 

 

Limitación en el tamaño de los ficheros

Se han creado 3 parámetros de aplicación para controlar el límite del tamaño de los documentos con los que opera la aplicación. Concretamente:

  • El tamaño de los documentos que se suben en el módulo de Carpeta Ciudadana.
  • El tamaño de los documentos que se suben a Gestión de Expedientes.
  • El tamaño total de los documentos que se van a firmar.

Cuando vayamos a subir/firmar un/varios documento/s cuyo tamaño es superior al limite configurado por su entidad, en el momento que pulsemos en «Añadir» nos mostrará un mensaje indicándonos que hemos sobre pasado el limite y no nos dejará operar con dicho documento.

 

El valor a indicar en cada uno de los parámetros es totalmente variable ya que la correcta gestión de documentos por parte de Gexflow depende de múltiples factores (infraestructura de la entidad, máquina del usuario, red, etc). Nuestra recomendación para entidades cuyo servidor tenga una memoria RAM de 2GB es la siguiente:

NUEVO PARÁMETRO

VALOR RECOMENDADO
Tamaño de los documentos que se suben al Gestor de Expedientes MAX_TAM_FIC

7 MB

Tamaño de los documentos que se van a firmar MAX_TAM_FIRMA

7 MB

Tamaño de los documentos que se suben en el módulo de Carpeta Ciudadana MAX_TAM_FIC_CARPETA

7 MB

 

Eliminación dependencia Java

Eliminación dependencia Java

Sello

Sustitución del funcionamiento del sello mediante applets por un software propio con su correspondiente instalador, con el fin de eliminar las dependencias con Java.

Escaneo

Sustitución del funcionamiento del escaneo mediante applets por un software propio con su correspondiente instalador, con el fin de eliminar las dependencias con Java.

Con motivo de la eliminación de las dependencias de Java, por incompatibilidades tecnológicas, esta versión deja de ser compatible con el sistema operativo Windows XP.

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