GESTOR DE EXPEDIENTES

Planteado con diseño modular y abierto a la interconexión con otros sistemas, es totalmente personalizable

El Gestor de Expedientes es “el corazón de la administración”. Con esta herramienta se realiza la tramitación electrónica de cualquier procedimiento de la entidad acorde a lo establecido por el ENI, esquema que establece las normas básicas para el intercambio y almacenamiento de documentos y expedientes electrónicos.

 

 

 

 

Supone la gestión documental íntegramente electrónica de los documentos pertinentes a la gestión viva del expediente, como paso previo al archivado definitivo de la documentación en formato interoperable y duradero.

Partiendo de la base, dispone de la gestión del cuadro de clasificación de la entidad acorde a lo establecido por el Sistema de Información Administrativa y en lo que a forma de trabajo respecta, permite tres modos distintos:

  1. Gestión libre en los expedientes electrónicos e inclusión de documentos externos.
  2. Gestión libre en los expedientes electrónicos y elaboración de documentos con la propia herramienta, acorde a lo establecido en la normativa del procedimiento administrativo común.
  3. Gestión guiada en los expedientes electrónicos bajo el flujo de trabajo concreto del tipo de expediente y elaboración de documentos con la propia herramienta, acorde a las necesidades específicas de la entidad.

Además con independencia de la forma de trabajo elegida, el gestor dispone de múltiples funcionalidades orientadas a la optimización del trabajo de los usuarios, entre las que se destacan:

  • Descarga del expediente electrónico garantizando así la interoperabilidad con otras entidades.
  • Gestión masiva de interesados mediante la importación/exportación de los datos o copiandolos de otro expediente.
  • Personalización de los tipos de expedientes con metadatos que posteriormente se pueden reutilizar en la elaboración de documentos.
  • Multitud de campos en los que reflejar diversa información, como por ejemplo la dirección del expediente o materias con las que clasificarlos en subcategorías; que abren un gran abanico de posibilidades a la hora de realizar consultas.
  • Organización visual del índice de documentos de forma personalizada por cada usuario.
  • Desglose de las notificaciones del resto de documentos para facilitar el seguimiento.

Y a nivel global, destacar:

  • Portafirmas electrónico con posibilidad de ser configurado como portafirmas corporativo y que dispone de aplicación móvil para Android e iOS.
  • Gestión de plantillas con posibilidad de usar variables que carguen directamente información del expediente y del trámite presentado por el ciudadano.
  • Diseño estructurado y similar al utilizado en la gestión en papel, minimizando así la magnitud de la gestión del cambio.
  • Personalización de las acciones y de los menús visibles por los usuarios mediante permisos.

 

Módulos esenciales:

  • Registro Electrónico E/S

Módulos opcionales:

  • Sede Electrónica / Carpeta del Ciudadano
  • Cuadro de Mando

Otras funcionalidades opcionales:

  • Notifica
  • SIA
  • Archive
  • Firma móvil
  • PAC
  • Órganos colegiados
  • Portafirmas corporativo
  • Notificaciones corporativas
  • Compatibilidad con Microsoft Office – Word

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